幹事必見！居酒屋を予約する場合は人数変更の締切も確認しよう！

飲み会の幹事を任されると、会場となる居酒屋などの場所選びや予約などいろいろなことをしなければなりません。

居酒屋を予約した後のドタキャンが問題となっていますが、人数変更の場合は当日でも問題ないのでしょうか？それとも前日までには報告すべき？

幹事必見！居酒屋を予約する場合に注意すべきポイントについて詳しく説明します。

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居酒屋を予約する場合の注意点！人数変更の締切ついて確認しよう！

お店を予約する際に、注意点がありますのでご紹介します。

まず初めに、お店側がだいたいの人数を把握し飲み会を開くことの可否を判断することができるように、参加が確定している人数と、参加未定の人数を伝えましょう。

初めの連絡段階では最大何名になるのかを伝えていれば問題はないかと思いますが、予約は早めに入れることが良いでしょう。
またこの際、人数変更の締め切り期限はいつになるのかを確認しておきましょう。

お店側も、変更連絡のないままだと当初の予約人数分の料金で請求されることとなりますので注意が必要です。

また、人数確定後に改めて連絡を入れなければなりません。
だいたい１週間～遅くても３日前には連絡を入れる必要があります。
１週間～３日前位がキャンセル締め切りの目安になるかと思いますので、この連絡をしていないと最初に伝えた予想人数での予約となってしまいますので注意しましょう。

人数変更を想定して居酒屋を予約しよう！

幹事をしていると極力避けたいことですが、飲み会当日になりキャンセルが出ることありますよね？
当日キャンセルが出てしまい、その分を幹事が負担しなければならなかったなどの経験をされたこともある方も居るのではないでしょうか。

当日キャンセルは人数の多い飲み会で起こりやすく、この点からもお店を予約する際はキャンセルが出ることを予想しあらかじめ数人減らして予約を入れておき、前日など頻繁にお店側と連絡をとるようにし、対応してもらえるようにしましょう。

またキャンセルではなく、予定人数よりも多くなる場合もあるかと思います。
人数が予定数よりも増えてしまい、席が足りないなどとならないように、個室で予約するのであれば少し大きめの部屋を予約しておくなどの対処も必要となります。

幹事は居酒屋の予約をする時に人数変更となった場合のキャンセル料についても確認しておこう！

お店を予約する際は、キャンセルについてのマナーをお店側に必ず確認しておくようにしましょう。

急に日程をずらさなければいけなくなったときに「キャンセル可能日時」はいつまでなのか、その際に「キャンセル料」はいくらになるのかなど把握しておく必要があります。

時間変更や人数変更があった場合は、当日であってもすばやくお店へ連絡を入れることが大切です。
お店に到着してから「実は人数が変更になりました」などというのはお店側も対処が大変です、絶対に避けましょう。

また「無断キャンセル」は厳禁です。
お店側に多大な迷惑がかかることを意識しましょう。

飲み会はそれぞれ都合があり遅れて参加する人も出てくるかと思いますが、予約人数が全員揃っていなくても予約時間に間に合うようにお店へ行きましょう。

お店側は予約時間に合わせて動いています。
お店にもよりますが、全員揃うまで開始時間を調整してくれるお店もあるそうですが、マナーとしては遅れてくる人があらかじめ分かっているのであればお店へ連絡を入れておくことがマナーです。

また飲み会終了時間は、参加者全員に伝えるようにしましょう。
自分たちのあとに次のお客様が待っている場合もありますので、終了時間後はなるべく速やかに場所を移し２次会をすることをオススメします。

この際、幹事は時間に余裕があるようでしたら一足先にお店へ行っておく方が良いでしょう。

飲み会の幹事になった場合に注意すべきポイントとは？

飲み会の幹事になった際に注意しなければいけないポイントを何点かご紹介します。

1. 当日にキャンセルがでても良いように「行けるかも」は予約数に数えない。
2. 出欠の有無を悩んでいるの人が居るのであれば、極力誘うようにする。
3. 週末などお店が混雑しそうな場合は、少ない人数でもとりあえず予約を入れる。
4. 席は、人数の変動があった場合も柔軟に対応できるように、テーブル席よりも個室や座敷で予約する。
5. クーポンや割引キャンペーンを上手く利用する。
6. 大人数で飲み会をする場合は極力ボトルやピッチャーで注文する。

幹事になった際は以上の点を気をつけましょう。

また飲み会はお店側としてはとても有難く嬉しいことですが、その分やる仕事の量も増えます。
食べ終わり空いてるお皿やグラスはまとめて通路側に置いてあげるなどの配慮を心がけ、お店側とお客様側、お互いが気持ちの良い飲み会になるようにしましょう。

飲み会の日程や会場となる居酒屋の決め方は？

飲み会の日程を決めるポイント

お店がもっとも混雑するのが木曜日、金曜日の夜と言われていて、かえって月曜日の夜は予約が取りやすい場合が多いかと思います。

ですが月曜日などの休日明けは参加者への日程の再確認が難しいため忘れている人が居たり、休日明けから飲み会なんて行きたくないなどの不満が出る可能性が考えられます。

ですので日程を決める際は、複数の候補日を参加者へ提案しそれぞれの意見を聞き、色々事情等を考慮した上でで幹事が決めましょう。
この提案して意見を聞いているときに時間をかけすぎてしまうと、予定が埋まってしまう人も出てきてしまいますので時間をかけずに短期間で決めるようにしましょう。

飲み会のお店を決めるポイント

席の種類（座席やテーブル席、個室など）、お店の特徴や設備、雰囲気を参加者へ提案し意見を聞くことがオススメです。

友人同士での飲み会であればゆっくりと時間を気にせずにお話ができそうなお店であったり、会社での飲み会であればみんなで盛り上がってもＯＫな雰囲気のお店を選んだりすることも大切です。
もしも個室が予約できないのであれば、隣の席との間に仕切りがあるようなお店を選ぶのもひとつの手です。

また大人数であればお店を貸切にできるかなどをお店側と相談して決めましょう。